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Requisitos para las empresas interesadas en obtener la autorización para microfilmar o grabar en medios magnéticos y resguardar los pedimentos y documentos que forman el archivo, a que se refieren los artículos 162, fracción VII y 169, último párrafo de la Ley Aduanera

Marco Legal

  • Ley Aduanera.
Artículo 162, fracción VII

 “Son obligaciones del agente aduanal:
    ….

     VII. Formar un archivo con la copia de cada uno de los pedimentos tramitados o grabar dichos pedimentos en los medios magnéticos que autorice la Secretaría y con los siguientes documentos:

a) Copia de la factura comercial.
b) El conocimiento de embarque o guía aérea revalidados, en su caso.
c) Los documentos que comprueben el cumplimiento de las obligaciones en materia de regulaciones y restricciones no arancelarias.
d) La comprobación de origen y de la procedencia de las mercancías cuando corresponda.
e) La manifestación de valor a que se refiere el artículo 59, fracción III de esta Ley.
f) El documento en que conste la garantía a que se refiere el inciso e), fracción I del artículo 36 de esta Ley, cuando se trate de mercancías con precio estimado establecido por la Secretaría.
g) Copia del documento presentado por el importador a la Administración General de Aduanas que compruebe el encargo que se le hubiere conferido para realizar el despacho aduanero de las mercancías. En los casos a los que se refiere el último párrafo, de la fracción III del artículo 59 de esta Ley, queda obligado a conservar únicamente los registros electrónicos que acrediten el cargo conferido.

Los documentos antes señalados deberán conservarse durante cinco años en la oficina principal de la agencia a disposición de las autoridades aduaneras. Dichos documentos podrán conservarse microfilmados o grabados en cualquier otro medio magnético que autorice la Secretaría.
…”

Artículo169, último párrafo

“ ….
El apoderado aduanal tendrá como obligaciones las señaladas en las fracciones II, IV, VI, VII, VIII, IX y XI del artículo 162 de esta Ley.”

Regla 1.4.8. de Carácter General en Materia de Comercio Exterior para 2011.

1.4.8.   Para los efectos de los artículos 162, fracción VII y 169, último párrafo de la Ley, los agentes y apoderados aduanales, podrán microfilmar o grabar en medios magnéticos y solicitar el resguardo de los pedimentos tramitados y los documentos que forman el archivo a que se refieren las citadas disposiciones, utilizando los servicios de las empresas autorizadas por la AGA.

Los interesados en prestar los servicios de microfilmación o grabación en medios magnéticos y resguardo de los documentos señalados en el párrafo que antecede, deberán presentar su solicitud a la ACRA cumpliendo con los requisitos establecidos en la página electrónica www.aduanas.gob.mx.

La AGA emitirá la autorización correspondiente en un plazo no mayor a tres meses contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud; transcurrido dicho plazo sin que se notifique la resolución respectiva, se entenderá que la citada solicitud fue resuelta en sentido negativo. Cuando se requiera al promovente que cumpla con los requisitos omitidos o proporcione los elementos necesarios para resolver, el término comenzará a correr desde que el requerimiento haya sido cumplido.

La autorización se otorgará con una vigencia de un año, plazo que podrá prorrogarse por un periodo igual, previa solicitud presentada con 30 días de anticipación a su vencimiento y siempre que no se incumpla con lo establecido en la presente regla y demás disposiciones aplicables.

Las personas morales que obtengan la autorización a que se refiere la presente regla, estarán a lo siguiente:

I.    Otorgar acceso electrónico en línea de manera permanente e ininterrumpida a la autoridad aduanera, conforme a los lineamientos que al efecto emita la AGA y la AGCTI, así como generar los reportes que solicite la autoridad aduanera.

II.   Conservar la documentación proporcionada por el agente o apoderado aduanal y la microfilmada o grabada en medios magnéticos durante el periodo de vigencia de la autorización.

III.  Proporcionar la información relativa a la prestación del servicio y permitir a la autoridad aduanera el acceso a sus oficinas e instalaciones para evaluar dicho servicio.

IV.  Informar inmediatamente a la autoridad aduanera de cualquier anomalía o irregularidad que se presente respecto de la prestación del servicio.

V.   Mantener la confidencialidad de la información y documentación presentada por sus usuarios para la prestación del servicio.

VI.  Realizar las actualizaciones y/o modificaciones que correspondan conforme a los lineamientos que al efecto emita la AGA.

VII. Proporcionar a los usuarios acceso a sus archivos vía Internet a través de su FIEL.

VIII. Otorgar al usuario en un plazo máximo de 72 horas la documentación resguardada.

Procederá la cancelación de la autorización referida en la presente regla, cuando la empresa autorizada incumpla con lo establecido en la misma y en las demás disposiciones aplicables.

La empresa autorizada podrá dejar de prestar el servicio a que se refiere la presente regla, siempre que lo manifieste por escrito con seis meses de anticipación a la ACRA.

Una vez que sea notificada la cancelación de la autorización a petición de la empresa o por incumplimiento a lo establecido en la presente regla, ésta no podrá prestar dichos servicios y deberá en un plazo no mayor de 90 días naturales contados a partir de la citada notificación, efectuar la transferencia de la información y documentación a otro prestador de servicios autorizado, previo aviso a la ACRA 

Requisitos

1. Presentar acta constitutiva de la empresa donde se describa el objeto social de la misma, el cual deberá corresponder a los servicios objeto de la presente autorización.

2. Curriculum corporativo donde se demuestre experiencia de por lo menos 5 años prestando servicios asociados a las actividades de digitalización, resguardo y administración de información y documentación física.

3. Comprobar la capacidad y experiencia en prestación de servicios de digitalización y resguardo, debiendo presentar al menos 5 contratos de digitalización con una antigüedad máxima de tres años. Se deberá acreditar la capacidad de procesamiento del proveedor de cuando menos 1.5 millones de páginas por día, por medio de la capacidad nominal de los equipos de digitalización con los que cuente, para lo cual deberá presentar factura y especificaciones técnicas de éstos, así como una relación de proyectos donde los mismos han sido operados.

4. Las características que deberán cumplir las imágenes escaneadas son:

      -     Resolución no menor de 150 dpi
      -     Control de calidad de imagen
      -     Indexación de cada uno de los expedientes

5. La empresa solicitante tendrá que contar con un centro de procesamiento así como de centros regionales ubicados estratégicamente en el país, los cuales deberán de contar con las instalaciones adecuadas y los recursos humanos, técnicos y materiales necesarios para llevar a cabo la prestación del servicio de microfilmación, digitalización, resguardo y administración de la documentación física y electrónica, para lo cual el interesado deberá de presentar las especificaciones de su centro de procesamiento físico y digital así como la de los centros regionales.

6. Contar con bodegas adecuadas para el almacenamiento de la documentación proporcionada por los usuarios, las cuales deberán ubicarse a un costado de los centros de procesamiento.

7. El Centro de Procesamiento de la empresa solicitante deberá contar con los siguientes puntos, los cuales serán constatados en la visita ocular que realice la Administración Central de Regulación Aduanera y la Administración General de Comunicaciones de Tecnologías de la Información a las instalaciones:
  • Protección perimetral y de vigilancia dentro de un parque tecnológico o industrial además de la vigilancia propia de la empresa participante.
  • Sistemas necesarios para la oportuna detección y contención de incendios conforme a los lineamientos y normatividad aplicable en materia de protección civil, monitoreados remotamente.
  • Sistemas de detección de intrusos, incluyendo alarmas, cámaras de vigilancia, sensores de movimiento y de contacto, monitoreados remotamente.
  • Sistemas electrónicos de control y monitoreo de acceso de personal.
  • Racks para resguardo de documentos físicos contando con el respectivo análisis de sismicidad bajo las siguientes normas:

    • RMI (Rack Manufacturers Institute)
    • UBC-97 (Uniform Building Code-version 1997)
    • CFE (Comisión Federal de Electricidad)

  • Programas de contención de plagas con bitácora de cumplimiento al día.
  • Programas de protección civil con bitácora de cumplimiento de simulacros y mantenimiento al día, de conformidad con la normatividad aplicable.
  • Planes de contingencia para la recuperación en caso de desastres con bitácora de cumplimiento al día.
  • Planta de energía eléctrica con capacidad suficiente para garantizar la continuidad de la operación.
  • Áreas de trabajo separadas para procesamiento de documentos y resguardo de los mismos.
  • Servidores con las siguientes capacidades técnicas mínimas en el centro de datos:

    • Servidores independientes para aplicaciones y datos, que provean de tiempos de respuesta inferiores al segundo.
    • Unidades de almacenamiento masivo de datos como arreglos externos a los Servidores, totalmente tolerantes a fallas.
    • Espacio mínimo de 8 terabytes con capacidad de expansión a 65 tb o superior.
    • Velocidad de transferencia de 100 Mbites / Seg como mínimo.
    • Memoria caché de escritura.
    • Respaldo de la información en producción publicada.

  • El Data Center que tendrá como función resguardar físicamente los servidores y unidades de almacenamiento entre otros, deberá de contar con las siguientes especificaciones:

    • Baterías de respaldo (UPS)
    • Generador de energía eléctrica (Planta de Emergencia) con conmutación Inteligente de Carga
    • Suministro Eléctrico (Acometida CFE)
    • Control de temperatura, humedad (Aire Acondicionado)
    • Suelo Técnico (Características técnicas del piso y cargas estáticas)
    • Sistema de control de acceso
    • Sistema de video vigilancia y/o CCTV
    • Sistema de detección y extinción de incendios
    • Conectividad WAN redundante

  • Instalaciones habilitadas con un sistema de administración de archivo para controlar el tráfico y la ubicación de documentos durante su procesamiento, como mínimo a base de código de barras u otra tecnología aprobada por el AGA.
  • Sistemas y redes de cómputo, instaladas y funcionales.
  • Certificado ISO9001:2000 procesos de calidad a nombre de la empresa que solicita la autorización.
  • Procedimientos operativos auditables que garanticen la continuidad de la operación, incluyendo pero no limitados a monitoreo, soporte, planeación de capacidad, recuperación en caso de desastre, basados en estándares internacionales.
  • Certificado en ISO27001:2005 en seguridad en la información.
  • Bases de datos que puedan ser utilizadas tanto por los usuarios como por la autoridad, a fin de poder realizar las consultas necesarias, así como contar con un respaldo independiente, que permita el resguardo de cada uno de los archivos que previamente hayan sido microfilmados, grabados en disco ópticos o digitalizados, así como de contar con los sistemas de seguridad informática que eviten la destrucción o manipulación de la información.
  • Capacidad certificada de mecanismos de encriptación mediante el uso de tecnologías probadas internacionalmente utilizando también sellos electrónicos para garantizar la integridad y autenticidad de las imágenes procesadas y almacenadas.

8. Curriculum del personal clave asignado al proyecto demostrando una experiencia de por lo menos dos años en la prestación de servicios relevantes al presente proyecto. Presentar lista del resto del personal con que se ofrece el servicio con descripción de puestos.

9. Tres cartas de recomendación de dependencias y tres cartas de recomendación de la iniciativa privada donde se certifique que cuenta con la experiencia en servicios similares a los solicitados en el presente proyecto.

10. Licencias o certificados de derechos de autor de contar con algún software de administración de contenidos electrónicos y algún sistema de consulta de expedientes a nombre de la empresa participante.

11. Prueba de conceptos con un plazo de 4 horas para hacer todo el procesamiento de 100 pedimentos y su documentación soporte incluyendo todas las etapas del proceso, desde la recepción de documentos, generación de acuses de recibo electrónicos y generación de firmas electrónicas, hasta la publicación a usuarios de las bases de datos e imágenes y control y recuperación de expedientes físicos y documentación electrónica.

12. Facturas de equipo de hardware a nombre de la empresa incluyendo las unidades de almacenamiento, servidores y equipo de digitalización.

13. Todo documento digital o digitalizado resguardado debe contar con una referencia única en el Sistema de la persona autorizada para prestar el servicio.

Aclaración

Con el fin de facilitar que las empresas interesadas en prestar los servicios a que hace referencia la regla 1.4.8., de Carácter General en Materia de Comercio Exterior, puedan cumplir con lo señalado en el primer punto del numeral 7, relativo al hecho de que el Centro de Procesamiento deberá encontrarse dentro del perímetro de un parque tecnológico o industrial, se dispone que:

Las instalaciones del Centro de Procesamiento, podrán o no encontrarse dentro del parque tecnológico o industrial, sin que ello implique que se dejen de cumplir los subsecuentes puntos del numeral 7.
última modificación :
26/abril/2012, 13:06, información vigente.
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